“วันเลขาสากล” เมื่อวันที่ 21 เมษายน 2564 รายการ The Sustain ดำเนินรายการโดย พิธีกรกิตติมศักดิ์ ดร. ธีระพล ถนอมศักดิ์ยุทธ ได้เชิญเหล่าเลขามืออาชีพมาพูดคุยมุมมองและกลเม็ดเคล็ดลับ “การเป็นเลขานุการ 4.0” นำโดย คุณสุภาวดี ผลพิรุฬห์ เลขาท่านประธานอาวุโส ธนินท์ เจียรวนนท์ และในบทบาทประธานชมรมเลขานุการซีพี พร้อมด้วย คุณอุษา เปลี่ยนเชาว์ เลขาคุณชรัส ลิขิตคุณวงศ์ CP All, คุณศิโรรัตน์ วิเศษวิทย์สกุล เลขาคุณสุขสันต์ เจียมใจสว่างฤกษ์ CPF และคุณสุชานันท์ พิมสารดุก เลขาคุณฐนสรณ์ ใจดี True
คุณสุภาวดี เลขาคู่กายท่านประธานอาวุโสเครือซีพีเล่าประสบการณ์ทำงานอยู่กับซีพีมากว่า 30 ปี ว่า “นายของเราเป็นผู้ใหญ่มาก ในฐานะเลขาทำหน้าที่สนับสนุน ประสานงานเพื่อให้งานของเดินหน้าได้อย่างราบรื่น และได้มีโอกาสเรียนเรียนรู้งานมากขึ้น เข้าร่วมประชุมสำคัญมากขึ้น ก็ช่วยให้ประสานงานได้ดีขึ้นและเข้าใจวัตถุประสงค์และงานสิ่งที่นายสั่งมากขึ้น”
ด้านคุณอุษา มีประสบการณ์ในตำแหน่งเลขาผู้บริหารCP All กว่า 25 ปีเล่าว่า “งานเลขาแรกเริ่มกับปัจจุบันแตกต่างกัน องค์กรมีการเปลี่ยนแปลงพัฒนาไปมาก ได้รับโอกาสให้ทำงานหลากหลายขึ้น ทั้งด้านจัดซื้อและบริหารทั่วไป นับเป็นเมตตาจากผู้บริหารที่มองเห็นศักยภาพในตัวเรา”
อยากเป็นเลขาต้องมีคุณสมบัติอย่างไร?
เมื่อถามว่า อยากเป็นเวลาต้องมีคุณสมบัติอย่างไร ลองไปฟัง คุณศิโรรัตน์ ทำงานเลขาที่ CPF มา 15 ปีให้คำแนะนำว่า “การเป็นเลขาต้องมีใจรักการเรียนรู้ พัฒนาตัวเอง มีจิตใจรักการบริการ ช่วยเหลือผู้อื่น ในการดูแลเจ้านาย ไม่ใช่ดูแลเจ้านายเราเพียงคนเดียว ต้องดูแลทีมงานเจ้านายและผู้มีปฏิสัมพันธ์กับเจ้านายเราทุกคน เพื่อให้งานลุล่วงและดำเนินไปได้ดี”
คุณสุภาวดี บอกว่า “ เลขาต้องมองไปข้างหน้า แก้ปัญหาเฉพาะหน้าให้ได้ ต้องรู้สาเหตุเกิดจากอะไร จะแก้หรือป้องกันในครั้งต่อไปอย่างไร และภาษาก็เป็นสิ่งจำเป็น ภาษาอังกฤษต้องได้ ภาษาจีนเป็น Extra สิ่งสำคัญคือ ไม่หยุดที่จะเรียนรู้ สิ่งใดที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีต้องเรียนรู้และตามให้ทัน อะไรที่เกี่ยวข้องกับงานก็เป็นประโยชน์ ตามให้ทันว่าอะไรเป็นเรื่องใหม่ๆ”
การพัฒนาตัวเองในยุค 4.0 ของเลขา เป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้ คุณสุชานันท์ เลขา True เล่าว่า “ทักษะต่างๆ ไม่ว่าสมัยไหนก็ยังต้องใช้อยู่ เช่น Multitasking การปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นที่ดี เพิ่มเติมส่วนของเทคโนโลยี เช่น Video Conference การใช้หน้าจอสัมผัส อุปกรณ์ต่างๆ ในยุค 4.0”
“ยุค 4.0 เทคโนโลยีช่วยเลขาให้สนับสนุนนายได้จากทุกที่ เราต้องรู้เท่าทันเทคโนโลยี ใช้ให้เกิดประโยชน์ในงาน ทำงานให้มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว เข้าถึงได้ง่ายขึ้น เลขากับนายที่สามารถอยู่กันได้นาน ต้องมีความไปกันได้ในระดับหนึ่ง ทำงานด้วยกันได้ดี เป็นความลงตัว” คุณสุภาวดีกล่าวเสริม
เทคนิคเข้าถึงเจ้านาย
อาชีพเลขา อยู่ใกล้นายมากที่สุด เลยก็เลยมีคำถามว่า มีเทคนิค หรือมีวิธีการที่จะเข้าไปนำเสนองาน หรือเข้าไปสรุปงาน แจ้งการประชุมในแต่ละวัน ซึ่งบางครั้งนายอาจกำลังวุ่นหรือเครียดกับงานอื่นอยู่ เลขา จะมีเทคนิคอย่างไร
คุณอุษา แนะเทคนิคว่า“เราต้องสังเกตนายว่าอารมณ์เป็นยังงัย เครียดมั้ย เหนื่อยหรือเปล่าและคอยเตือนให้พักจากเรื่องเครียดๆ เตือนให้ทำกิจกรรมที่นายชอบทำ เพื่อจะได้พักผ่อนหลังจากประชุมที่ยาวนานในแต่ละวัน ” เช่นเดียวกับ คุณสุชานันท์ กล่าวว่า “ให้ความสำคัญกับช่วงเวลาพักผ่อนส่วนตัวของนาย โดยเฉพาะเมื่อเจอเรื่องหนักๆมา ซื้อของที่นายชอบมาให้ และช่วยตรวจดูงานในเบื้องต้นก่อนที่จะส่งเข้าไปให้ แต่ถ้าด่วนมากก็ต้องเข้าไปเสนอเลย”
คุณศิโรรัตน์ บอกว่า “ ต้องดูลำดับความสำคัญ ความด่วนของงาน และต้องช่วยดูความถูกต้องของงาน ช่วยกลั่นกรองเบื้องต้นก่อนนำเสนอนาย ช่วยลดขั้นตอนการทำงานของนายไปได้ส่วนหนึ่ง หากงานที่สำคัญมากแล้วเราไม่แน่ใจจะเรียนปรึกษานายหรือทีมงานก่อน เพื่อให้ถูกต้องที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้”
ด้านคุณสุภาวดี แนะว่า “ ต้องดูลู่ลม ซึ่งขึ้นอยู่ที่นายแต่ละคน บางท่านอยากให้เลขาบอกทุกเรื่อง หรือบางท่านอยากให้เราช่วยตรวจสอบให้ก่อนก็มี อย่างไรก็ตามสุดท้ายนายต้องเป็นคนตัดสินใจ ว่าเรื่องใดท่านจะรับหรือเลื่อนไปก่อน หากเห็นว่านายเครียด ต้องนิ่ง ดูจังหวะว่าจะเรียนนำเสนออย่างไร ปัจจุบันก็มีวิธีที่จะสื่อสารกับนายหลายช่องทาง ซึ่งเราต้องดูความเหมาะสมด้วย”
เคล็ด(ไม่)ลับประสบความสำเร็จอาชีพเลขา
มาถึงประเด็นไฮไลท์ ของการสัมภาษณ์ คือ กลเม็ดเคล็ดลับของเลขาสู่เส้นทางความสำเร็จในอาชีพเลขาซึ่งทั้ง 4 ท่าน ได้ให้แง่คิดไว้อย่างน่าสนใจ
- ความรักองค์กร เจ้านาย ทีมงาน จะช่วยฟันฝ่าอุปสรรคต่างๆ ได้ เป็นฟันเฟืองเล็กๆ เรามีความสุขที่เจ้านาย ทีมงานประสบความสำเร็จส่งต่อไปถึงองค์กรเรา เราทราบดีว่าองค์กรเราทำอะไรอยู่ องค์กรก็จะส่งต่อไปสู่สังคม – โดย คุณศิโรรัตน์
- Positive Thinking คิดแง่บวกเสมอ ถ้าเรามีความคิดแง่บวก พลังบวกแล้ว เชื่อว่าคนรอบข้างจะได้รับพลังบวกนั้นด้วย ช่วยให้เรามีกำลังใจ คนรอบข้างมีกำลังใจ ถ้าเขาเจอเรื่องแย่ๆ มา เจอพลังบวกจะช่วยให้เขาดีขึ้น – โดย คุณสุชานันท์
- ความกตัญญู เราต้องกตัญญูต่อองค์กร สิ่งที่เรามีทุกอย่างมาจากองค์กร ซึ่งเป็นผู้มีพระคุณ เราต้องรักองค์กร กตัญญูต่อองค์กร คือหนึ่งในครอบครัวของเรา ความกตัญญู ทำให้เราเจริญ ไม่มีอุปสรรค – โดย คุณอุษา
- ทำให้ดีขึ้นทุกวัน หรือ พอใจวันเดียว – โดย คุณสุภาวดี
สรุปสุดท้ายของบทสนทนาในวันนั้น เหล่าเลขาได้เล่าถึงสไตล์ผู้บริหารของเครือซีพีฯ ว่า “ผู้บริหารซีพีทุกท่านเป็นคนทุ่มเท จริงจังตั้งใจ เป็นกันเอง มีเหตุผล และรับฟังความคิดเห็นเสมอ”
วันนี้ เราได้ฟังแง่คิด และมุมมองของคนในอาชีพเลขา ซึ่งทั้ง 4 ท่านบอกว่า ต้องรักในสิ่งที่ทำ รักในการเรียนรู้ และพร้อมที่จะพัฒนาตนเองตลอดเวลา ที่สำคัญคือ Mindset ที่ดีในการทำงาน ซึ่งไม่เพียงอาชีพเลขานะ ไม่ว่าคุณจะทำอะไร แนวคิดที่ได้ในวันนี้ นำไปใช้ได้ดีที่เดียว
